今からでも間に合う、知らないと恥ずかしいメールマナー

相手がどう思うかイマイチわからないメールコミュニケーションは
マナーを知らないまま進めて、相手に不快な思いをさせしまうことがあります。

その結果

「この人には良い話をするのをやめよう」
「この人を誘うのはやめよう」
「この人とは一緒に仕事はできない」

というように結局は自分に返ってきます。

人は大抵、痛い目にあわないと気づかないものですが
メールコミュニケーションは反応がわからず、自分が原因かどうかはわかりづらいものです。

しかも、今さらメールマナーをわざわざ習う機会はありません。

返事をしないだけで信用を失います。
ほんの少し手間をかけて返事をするだけで信頼を得られます。

このようにメールマナーは簡単なことで自分も相手も得をする、おいしいコミュニケーションです。

「私は大丈夫」と思っていても、自分の基準とズレているかもしれませんので
メールトラブルのリスクマネジメントとして
この機会にメールマナーを身につけてください。

メールを返信するとき注意点

返信する目途

メールを受信したとき、仕事の内容でなくても相手は「連絡をしたい」「返事がほしい」と思って、大切なメールをしています。

ルールはありませんが、返信は遅くとも2日以内(中1日)にしましょう。

「忙しい」「お返事しようと思っていました」は言い訳になりません。

早い返事「クイックレスポンス」は、【思いやり】と【効率化】につながり、相手のためにも自分のためにもなります。
以下の記事も参考にしてください。
https://sigoto-yokunaru.com/quick_response/

検討する時間が必要ですぐに詳しい返事ができないときは、次の返事が必要です。

「今答えられない」場合もまずは返事

検討する時間が必要、今忙しくて詳しく返信できない場合は、放置しておくのではなくまずは返事をしましょう。

一番マズいのが放置すること、無視することです。

今すぐに答えられない旨を記載して、「いつまでを目途に再度メールします」のようにメールを読んでいます、無視していないよという意思を伝えてください。

謝るときは冒頭で

自分から謝るときは、謝罪の言葉はメール冒頭で書きましょう。

あれこれ説明した後に謝罪文を書くと、その説明も言い訳っぽく解釈されます。

ベストな書き方は、冒頭で謝罪→説明→再度謝罪 のように書くと真摯に伝わります。

受信メールの自動振り分けはしない

受信メールをフォルダに自動振り分けすると、つい「確認は後でいい」と思って放置してしまいます。

メールはすべて受信箱に入れるようにして、処理したものからフォルダに振り分けましょう。

Gmailのように「受信箱+自動振り分け」どちらにも設定できるものもあるので、うまく使いましょう。

パソコンが使えないならスマホでチェック

「パソコンを家族で共有して使っていて毎日見れない」のように頻繫にパソコンを使えない人は、スマホでもチェックできるように設定しましょう。Gmail、ヤフーメールならアプリをインストールするだけでスマホでもすぐに見ることができます。その他のメール設定は割愛いたします。

「回答期限」は特別な場合ではないときは不要

中には回答期限がないと返事をしない人がいますが、ビジネスメールでも一般的には回答期限は記載しません。

「手続き上申請期限がある」など、よほど重要で自分の仕事に影響する場合は、理由を記載して回答期限を要求することはあります。

相手から読まれるメール文章の書き方ポイント

件名は必ず書く

最初自分からメールを送るときは、必ず件名を記載してください。

相手からすると、用件がわからないとともに、件名が無い(no subject)の表示になり、システム上受信箱に届かない場合があります。

宛名は必ず書く

●●様 のようにメール冒頭では誰宛てかがわかるように宛名を必ず書きましょう。

仲間内や個別のメールで何回かやり取りしている時は宛名を省略しても理解できますが、ビジネスメールでは宛名がないと失礼になりますので宛名は必要です。

自分の名前は冒頭に

メールソフトの差出人情報では、誰からのメールかわからない場合があります。なぜか差出人名がローマ字になっていたりもします。

冒頭の宛名が大事ということと同様に、「●●様 こんにちは。●●です」のように自分の名前も冒頭で記載しましょう。
また、メールの最後にも自分の名前を書きましょう。

手紙のようにメールの最後にだけ名前を書く人がいますが、冒頭でも自分の名前を記載することは必要です。最後に名前を書くときはインデントする必要はありません。

宛名と同様に、仲間内や個別のメールで何回かやり取りしている時は自分の名前を省略しても理解できますが、ビジネスメールでは名前がないと失礼になります。

適度に改行する

文章を横にズラっと書くと読みづらくなるので、適度に改行しましょう。
30文字程度での改行、句読点や文節での改行が読みやすい文章です。

また、文字が詰まっていても読みづらくなるので、空白行を入れることでさらに読みやすくなります。

やり取り回数が多くなる前に・・・

電話で話せばすぐ済むことを何往復もメールでやり取りをしていると、相手に手間をかけさせてしまいます。

あらかじめ伝えたいことや質問したいことを下書きとしてまとめておくと、やり取りの手間が少なくて済みます。
その際、あて先アドレスを空白にしておけべ、うっかり送信してしまうことを防ぐことができます。

項目が多いときは箇条書きで説明するとわかりやすいです。

日本語の文章は正確に

文章力、国語力の問題になるのでこの項目は少しだけ説明します。

長い文章は意味の理解がしづらくなります。できるだけ一文は短くしましょう。

日本語は主語や述語を省略しても伝わってしまうため、意味を間違ってとらえてしまうことがあります。
主語から遠い修飾語などは理解するのに時間がかかります。
文法や国語を意識して文章を書きましょう。

LINEなどのコミュニケーションアプリ

LINEなどのコミュニケーションアプリ、SNSでのやり取りも基本的にメールと同様です。

むしろSNSは言葉を省略しがちになるのでトラブルになりやすいです。文章を丁寧に考えながら入力し送信しましょう。

いかがでしたか?

返事をしないだけで信用を失うし

ほんの少し手間をかけて返事をするだけで信頼を得られます。

メールのやり取りは、「親しき中にも礼儀あり」です。

まずは自分からマナーを意識して丁寧にやり取りして、
気持ち良くコミュニケーションをしましょう!